Unik benchmarking-tjänst ska minska IT-kostnaderna inom offentlig sektor

Emil Brolin, Apendo och Fredrik Jonasson, JonaCom.

Är det möjligt att minska kostnaderna för digitalisering inom offentlig sektor? Detta har JonaCom och Apendo utvärderat i en innovationssprint i Digital Innovationshub Västernorrland. Genom att sammanställa direkta IT-kostnader utifrån ekonomiska data med hjälp av ramverket TBM (Technology Business Managment), AI och maskininlärning är det nu möjligt att få en unik inblick i Sveriges kostnader för digitalisering.

Offentliga förvaltningar kan idag uppleva det svårt att veta vilket värde det finns att tjäna på satsningar inom IT och digitalisering. Bland förvaltningarna är det särskilt inom IT-området som många ställs inför samma utmaningar och det har länge saknats ett enkelt sätt att jämföra effektivitet och kostnader. Detta har legat till grund för genomförandet av innovationssprinten och utvecklingen av benchmarking-tjänsten.

- Det känns väldigt bra att vi från Bron Innovation har kunnat varit med och bidragit till utveckling av den här tjänsten med hjälp av en innovationssprint. Det är ett intressant område som med hjälp av ny teknik verkligen kan skapa nytta inom offentlig sektor, berättar Lars Oscarson, innovationsledare på Bron Innovation.

Maskininlärning effektiviserar processen

Genom att föra samman ekonomiska data från offentliga förvaltningar går det att bilda en vy över hur olika organisationer agerar. Offentlighetsprincipen gör det möjligt att efterfråga bokföringsinformation som förs in i tjänsten. Att sammanställningen sker på ett likvärdigt sätt är en viktig del i arbetet för att leda till ett representativt resultat, att hitta normeringar bland samtliga förvaltningar är därför särskilt relevant.

Innan utvecklingen av benchmarking-tjänsten samlades data in manuellt och sammanställningen var det stora hindret för att effektivt kunna få resultat som visar på helheten. Hypotesen i sprinten var att tillsammans med Apendo utvärdera om AI och maskininlärning kan effektivisera processen för insamling av data och klassificering i olika poster enligt den standard och TBM-ramverk som JonaCom tillämpar i arbetet.

Jämför digitaliseringskostnader i olika delar av landet

Ramverket TBM möjliggör jämförelse och trendanalys av IT-kostnader vilket innebär att en organisatorisk enhet kan jämföra kostnaderna med andra jämförbara organisationer på en detaljerad nivå. Detta tillför en ny dimension i arbetet mot att effektivisera och minska IT-kostnaderna hos Sveriges förvaltningar.

I benchmarking-tjänsten är det möjligt att undersöka och analysera hur olika delar av landet skiljer sig åt och om exempelvis kommuner prioriterar annorlunda än myndigheter. Utöver att datan blir en viktig parameter för att förstå behov och kostnader i olika förvaltningar, så bidrar det också till nytta för forskning, politiker och andra intressenter.

- Resultatet har varit över förväntan, konstaterar Fredrik Jonasson, vd på JonaCom.

- Att ta fram en avancerad maskininlärningsmodell som på ett robust sätt kan klassificera data har varit komplicerat. Men slutresultatet har visat sig ge en klassificering som överträffar vad vi kan åstadkomma manuellt och därigenom möjliggör att vi i framtiden kan använda den teknologi och de processer vi tagit fram inom andra områden. Exempelvis skulle tjänsten kunna användas till att klassa kostnader för klimatanpassningsåtgärder på samma sätt som IT-kostnader, förklarar han.

Nästa steg i processen är att ge myndigheter och kommuner tillgång till benchmark-siffror för att öka förståelsen och behovet av att ha insikt i organisationens kostnader i allmänhet och IT-kostnader i synnerhet. JonaCom har tagit fram en IT-lösning och teknik för att med hjälp av informationen snabbt komma igång och anpassa verksamheter till att både bli mer ekonomiska och effektiva.

Nyfiken på att höra mer?

Den 7 oktober kl 08:30-09:30 arrangeras ett webinar om innovationssprinten tillsammans med JonaCom och Apendo.

Klicka här för att komma till anmälan.

Digital Innovationshub Västernorrland

Innovationssprintar är ett av de verktyg som Bron erbjuder genom projektet Digital Innovationshub Västernorrland, där målet är att fler nya digitala innovativa tjänster ska utvecklas. En innovationssprint är en strukturerad och effektiv problemlösningsmetod som tar projekt framåt på kort tid. Detta genom att tillsammans med olika kompetenser forma problemet, generera idéer och hitta lösningar på det.

Projektet finansieras av bland annat Region Västernorrland och Europeiska regionala utvecklingsfonden.