Permitify – digital lösning för effektiv och säker hantering av arbetstillstånd
Permitify är ett nystartat företag som utvecklar en ny digital tjänst för en säkrare och effektivare hantering av arbetstillstånd på industrianläggningar. Devize och Permitify har tillsammans med Brons Digitala Innovationshub genomfört en innovationssprint som har resulterat i en interaktiv prototyp av tjänsten.
Processen för arbetstillstånd består av flera olika steg och är både komplex och tidskrävande. Dessutom dokumenteras den vanligen på papper vilket gör den svår att överblicka och nästintill övermäktig att utvärdera.
Detta är bakgrunden till Permitifys tanke om att utveckla en digital lösning för att ersätta den manuella hanteringen. Den digitala tjänsten ska ge ökad kontroll, transparens och spårbarhet och genom att göra kompetenskontroller och riskbedömningar i ett tidigt skede kan man spara tid och minska på stress. Man ökar även tillgängligheten för flera olika personalkategorier då processen finns tillgänglig digitalt istället för på utskrivna papper.
Hur väcktes idén till Permitify?
– Idén till Permitify föddes på en mässa i Düsseldorf 2019 då jag träffade ett företag som tillhandahöll ett liknande system. Deras system hade dock som huvudsyfte att säkerställa dokumentation med tanke på myndighetskontroller, berättar Johan Nylander, ägare och grundare till Permitify AB.– Jag kom sedan i kontakt med Göteborgs hamn som hade ett behov av att hålla kontroll på var entreprenörer utförde arbeten inom hamnområdet för att kunna hantera samordningsansvaret enligt arbetsmiljölagen. De letade efter ett lämpligt kommersiellt system men hittade inget på marknaden. Så de utvecklade ett eget i form av en digital karta. Här lades ytterligare en pusselbit till Permitify, fortsätter Johan.
– Jag påbörjade diskussioner med det globala entreprenadföretaget Valmet och då identifierades ytterligare en möjlighet som digitalisering skulle kunna uppfylla. Genom att kombinera dessa delar har konceptet till Permitifys digitala tjänst vuxit fram, berättar Johan.
Permitify tar över där det digitala flödet idag upphör, vanligtvis en arbetsorder från ett underhållssystem, och löper sedan vidare genom hela arbetstillståndsproceduren. Den primära målgruppen för tjänsten är industrianläggningar som idag har en existerande process för arbetstillstånd, men som ännu inte hanterar den digitalt.
Under Permitfys innovationssprint med Bron Innovation och Devize har bland annat flera workshops med olika behovsägare genomförts.
Vilken roll har Devize spelat i innovationssprinten?
– Vi på Devize har fått lära känna både teamet bakom Permitify och användare från verksamheter de riktar sig mot. Tillsammans har vi skapat en interaktiv klickbar prototyp av tjänsten. Vi har också arrangerat användningstester av prototypen och låtit deltagarnas feedback styra den fortsatta designen och utvecklingen av tjänsten, berättar Daniel Öun, UX designer på Devize.
Utmaningar och lärdomar
Att prioritera är alltid en utmaning och det gäller att lyssna av och bestämma vilka delar man ska fokusera på i en prototyp, både när det gäller analys, design och tester.
– För min egen del var detta en helt ny bransch att sätta sig in i och den är ganska komplex och framför allt varierande. Då gäller det att försöka se förbi detaljerna och olikheterna i verksamheterna och få en förståelse för vad som kan förenkla och skapa nytta i den här verksamheten, berättar Daniel.
– Stegen vi följde i det här projektet är på det hela taget den modell vi brukar rekommendera för nya kunder. Sen kan ju sprinten ha olika omfång, allt från en traditionell fem dagars designsprint till en lite längre innovationsfas som i detta fall, beroende på situationen och utmaningens omfattning, fortsätter Daniel.
Nästa steg
– Vi på Devize tycker att Permitify är en väldigt spännande tjänst med mycket potential. Nu när vi lärt oss så mycket om verksamheten och användarna vill vi självklart vara med då Permitify också tar steget från designprototyp in i teknik och utveckling av en funktionell betaversion, berättar Daniel.
Johan är glad över den positiva feedback Permitify fått i användartesterna som gjorts under innovationssprinten.
– Vi är nu laddade för att ta nästa steg i utvecklandet. Intresset att ta fram en användarvänlig tjänst för att hantera den här typen av arbetstillstånd är hög och vi känner att det finns förväntningar på oss att leverera en bra lösning. Förutom att vi fått en grund för fortsatt utveckling av tjänsten så har vi även en produkt vi kan använda i demonstrationssyfte gentemot fler kunder som har behov av en liknande lösning, berättar Johan.
Permitify kommer nu arbeta vidare med de företag som deltagit i utvecklingsarbetet och siktar på att ha en produkt som kan användas av slutkund innan sommaren 2023.
För Bron Innovation har det varit väldigt kul att få följa Johan och Permitify från idé till framtagandet av en färdig prototyp tillsammans med Devize.
– Vi tror verkligen på den här idén och det känns bra att vi från Bron kan vara med och stötta utvecklandet av den här typen av tjänster. En innovationssprint är verkligen ett utmärkt sätt att ta sig an en utmaning inom digitalisering och design. Sitter ni på en idé så tveka inte att kontakta oss så tittar vi vidare på hur Bron kan hjälpa även er att ta nästa steg, avslutar Lars Oscarson, innovationsledare på Bron Innovation.
Digital Innovationshub Västernorrland
Innovationssprintar är ett av de verktyg som Bron erbjuder genom projektet Digital Innovationshub Västernorrland, där målet är att fler nya digitala innovativa tjänster ska utvecklas. En innovationssprint är en strukturerad och effektiv problemlösningsmetod som tar projekt framåt på kort tid. Detta genom att tillsammans med olika kompetenser forma problemet, generera idéer och hitta lösningar på det.
Projektet finansieras av bland annat Region Västernorrland och Europeiska regionala utvecklingsfonden.
