Unik benchmarking-tjänst ska minska it-kostnaderna
Emil Brolin, Apendo och Fredrik Jonasson, JonaCom.
JonaCom har med stöd av Apendo, utvärderat om det är möjligt att minska kostnaderna för digitalisering inom offentlig sektor i en innovationssprint i Digital Innovationshub Västernorrland. Genom att sammanställa direkta IT-kostnader utifrån ekonomiska data med hjälp av ramverket TBM, AI och maskininlärning är det nu möjligt att få en unik inblick i Sveriges kostnader för digitalisering.
– Att ta fram en avancerad maskininlärningsmodell som på ett robust sätt kan klassificera data har varit komplicerat. Men slutresultatet har visat sig ge en klassificering som överträffar vad vi kan åstadkomma manuellt och därigenom möjliggör att vi i framtiden kan använda den teknologi och de processer vi tagit fram inom andra områden. Exempelvis skulle tjänsten kunna användas till att klassa kostnader för klimatanpassningsåtgärder på samma sätt som IT-kostnader, säger Fredrik Jonasson, vd på JonaCom.
Utmaning
Offentliga förvaltningar kan idag uppleva svårigheter i att veta vilket värde det finns att tjäna på satsningar inom IT och digitalisering. Särskilt inom IT-området är det många som ställs inför samma utmaningar, och det har länge saknats ett enkelt sätt att jämföra effektivitet och kostnader. Data har samlats in manuellt och där sammanställningen varit det stora hindret för att effektivt kunna få resultat som visar på helheten.
Projektmål
Att tillsammans med Apendo utvärdera om AI och maskininlärning kan effektivisera processen för insamling av data och klassificering i olika poster med hjälp av TBM-ramverk.
Lösning
Genom att föra samman ekonomiska data från offentliga förvaltningar är det möjligt att bilda en vy över hur olika organisationer agerar. Offentlighetsprincipen gör det möjligt att efterfråga bokföringsinformation som förs in i benchmarking-tjänsten. Att sammanställningen sker på ett likvärdigt sätt är en viktig del i arbetet för att leda till ett representativt resultat, att hitta normeringar bland samtliga förvaltningar är därför särskilt relevant.
Ramverket TBM möjliggör jämförelse och trendanalys av IT-kostnader vilket innebär att en organisatorisk enhet kan jämföra kostnaderna med andra jämförbara organisationer på en detaljerad nivå. Detta tillför en ny dimension i arbetet mot att effektivisera och minska IT-kostnaderna hos Sveriges förvaltningar.
Resultat
I benchmarking-tjänsten är det möjligt att undersöka och analysera hur olika delar av landet skiljer sig åt och om exempelvis kommuner prioriterar annorlunda än myndigheter. Utöver att datan blir en viktig parameter för att förstå behov och kostnader i olika förvaltningar, så bidrar det också till nytta för forskning, politiker och andra intressenter.
Att myndigheter och kommuner får tillgång till benchmark-siffror ökar förståelsen och behovet av att ha insikt i organisationens kostnader i allmänhet och IT-kostnader i synnerhet. JonaCom har tagit fram en IT-lösning och teknik för att med hjälp av informationen snabbt komma igång och anpassa verksamheter till att både bli mer ekonomiska och effektiva.